Experten kommen zu Wort:

Seit einiger Zeit bereichert Natascha Schwemmle das Programm der IHK-Akademie mit ihren praxisnahen Weiterbildungen im Bereich Office-Management und Assistenz.
Als erfahrene Expertin und Trainerin unterstützt sie uns nicht nur im Seminar- und Zertifikatslehrgangsbereich, sondern begleitet in unserem Haus unter anderem auch die Fachwirte für Büro- und Projektorganisation auf ihrem Karriereweg.

In unserem Interview gibt sie viele spannende Einblicke in die Entwicklungen und Herausforderungen dieser Branche und verrät, worauf es heute wirklich ankommt:

• Liebe Frau Schwemmle, Sie verfügen über langjährige Erfahrung im Office Bereich. Wie hat sich das Verständnis von Büroarbeit in den letzten Jahrzehnten verändert?

Als ich anfing, war das Office vor allem eine Schreib- und Verwaltungszentrale. Heute gleicht es eher einem Nervensystem, das Informationen in Echtzeit verarbeitet. Drei Entwicklungen sehe ich besonders deutlich: Erstens hat der Digitalisierung-Schub Routineaufgaben automatisiert – Zahlen der Fraunhofer-Arbeitsforschung sprechen von rund 80 Prozent datengetriebener Prozesse. Zweitens hat das New-Work-Paradigma Präsenzzeit durch Ergebnisorientierung ersetzt; hybrides Arbeiten verlangt Selbstorganisation. Drittens hat sich die Rolle der Assistenz verschoben: Aus der ausführenden Kraft wurde eine strategische Partnerin, die Erwartungen, Prioritäten und Strukturen aktiv steuert. Diese Veränderungen nutze ich auch als Bezugsrahmen in meinem Zertifikatslehrgang „Strategische Officeorganisation (IHK)“, um Praxis und Theorie miteinander zu verzahnen.

Welche Kompetenzen sind aus Ihrer Sicht in Officemanagement unverzichtbar?

Ich habe hierzu ein Fünf-Säulen-Modell entwickelt. Dieses verdichtet Beobachtungen aus der Organisationspsychologie und aus meinem Beratungsalltag zu fünf zentralen Einflussfaktoren – Erwartung, Struktur, Priorisierung, Proaktivität und Kommunikation. Jede Säule greift in die andere, wie bei einem architektonischen Tragwerk. Bricht eine ein, gerät das ganze Gebäude ins Wanken.

• Erwartung
  Wenn Du einen Auftrag beginnst, schließen alle Beteiligten einen stillen Vertrag: Was genau lieferst Du? Wann? In welcher Tiefe? Die Arbeits- und Organisationsforschung nennt das Psychological Contract. Wird er geklärt, hast Du weniger Rückfragen und mehr Vertrauen – so simpel, so wirksam.
• Struktur
  Dein Gehirn verbrennt Energie, sobald es suchen muss. Kognitive-Last-Theorie hin oder her – Du spürst das als Müdigkeit. Ein klarer Prozess, eine ordentliche Dateiablage, ein Kanban-Board im Team-Channel: All das spart Dir Denk-Strom, den Du in Ideen statt in Suchläufe steckst.
• Priorisierung
  Neurowissenschaftlich passen nur wenige Aufgaben gleichzeitig in Dein Arbeitsgedächtnis. Darum sortierst Du: Ist es wichtig und dringend, wichtig oder dringend – oder keins von beidem? Diese Unterscheidung klingt altmodisch (Stichwort Eisenhower-Matrix), rettet aber täglich die Qualität Deiner Entscheidungen.
• Proaktivität
  Forschende zeigen: Wer glaubt, selbst das Steuer zu halten, ist widerstandsfähiger. Proaktivität heißt, drei Schritte vorauszudenken – den Engpass erkennen, bevor er Realität wird, und eine Lösung skizzieren, bevor jemand nach ihr fragt. So wirst Du vom Task-Erlediger zur Taktgeberin.
• Kommunikation
  Egal, ob Du Dich auf Transaktionsanalyse oder schlicht gesunden Menschenverstand stützt: Der Ton entscheidet. Sprich klar, hör aktiv zu, fasse kurz zusammen, was Du gehört hast. Damit verankerst Du Erwartungen, erklärst Strukturen, verhandelst Prioritäten und präsentierst proaktive Ideen, ohne missionarisch zu wirken.

Zusammen bilden diese fünf Säulen das Fundament eines Officemanagements, das nicht nur effizient, sondern auch resilient ist. Wer sie verinnerlicht, kann den Wandel im Büro nicht nur begleiten, sondern aktiv gestalten.

In Ihren Seminaren treffen Sie auf viele Menschen aus dem Office-Umfeld. Welche Methoden, Tools oder Tipps werden von Teilnehmenden besonders häufig als hilfreich beschrieben, um im anspruchsvollen Büroalltag effizient zu bleiben?

 Hier sind neben vielen anderen die TOP-Five, die ich immer wieder gespiegelt bekomme und den größten Aha-Effekt haben:

• Kanban-Board im Team-Tool – Aufgaben wandern sichtbar von „Geplant“ zu „Erledigt“. Dein Kopf muss nichts mehr jonglieren, die Kognitionspsychologie nennt das geringere extrinsische Last.
• Outlook-Quick-Steps und Regeln – Einmal sauber eingestellt, sortieren sie Routine-Mails von selbst. Viele gewinnen so rund 30 Minuten am Tag – Prozessautomatisierung im Mini-Format.
• Timeboxing à la Pomodoro – 25-Minuten-Fokus, 5-Minuten-Pause. Neurowissenschaftler sehen unsere Aufmerksamkeits-Sweet-Spot genau dort. Du bleibst wach, statt dich in Multitasking zu verheddern.
• Meeting-Canvas – Eine Seite für Ziel, Agenda und Entscheidungsweg. Wer sie vorher teilt, halbiert die Sitzungszeit fast von allein; Verhaltensforscher sprechen von einem starken Pre-Commitment-Effekt.
• Power-Pause – Zwei Minuten tiefes Bauchatmen zwischen zwei Aufgaben. Deine Herzraten-Variabilität steigt, Stresshormone sinken – der Espresso schmeckt wieder, weil er darf, nicht weil er muss.

Wie wichtig schätzen Sie gezielte Weiterbildung für Officemitarbeitende und Assistenzen ein?

Kontinuierliches Lernen ist der Kompass in einer Umgebung, die sich rasch verändert. Untersuchungen der TU-Chemnitz zeigen, dass Lernbereitschaft stark mit Job-Zufriedenheit korreliert. Für das Officemanagement bedeutet Weiterbildung zweierlei: Erstens ein Kompetenz-Update, weil Tools und Prozesse sich ständig weiterentwickeln. Zweitens einen Selbstwirksamkeits-Schub: Wer erlebt, dass neues Wissen den Arbeitsalltag erleichtert, bleibt motiviert und resilient. Genau hier setze ich mit dem Zertifikatslehrgang „Strategische Officeorganisation (IHK)“ an – nicht als Selbstzweck, sondern als praxisnahen Rahmen, in dem man das eigene Officemanagement-Betriebssystem schrittweise erneuert.

Interesse geweckt? Hier geht’s zu den Weiterbildungen mit Natascha Schwemmle in unserem Programm.

Perfekte Chefentlastung -auch für zwei Vorgesetzte? https://www.ihk-akademie.de/kurs/4306/perfekte-chefentlastung-auch-fuer-zwei-vorgesetzte/

Büro-Allrounder: Crashkurs für Officemanagement und Assistenz: https://www.ihk-akademie.de/kurs/4381/crashkurs-officemanagement-and-assistenz/

Strategische Officeorganisation (IHK): https://www.ihk-akademie.de/kurs/4693/strategische-officeorganisation-ihk/

Geprüfte/-r Fachwirt/-in für Büro- und Projektorganisation – Online Lehrgang: https://www.ihk-akademie.de/kurs/1454/gepruefte-r-fachwirt-in-fuer-buero-und-projektorganisation/